Фонд оплаты труда: что это? Как рассчитать ФОТ и что в него входит

Фонд оплаты труда (ФОТ) – это совокупный объем средств, который работодатель выделяет на выплаты своим сотрудникам за определенный период времени. ФОТ позволяет планировать бюджет, контролировать расходы, анализировать рентабельность, принимать кадровые решения и устойчиво развивать бизнес.

Что такое фонд оплаты труда и зачем он нужен бизнесу

ФОТ является одним из ключевых экономических показателей, отражающих совокупные расходы предприятия на персонал. Функции ФОТ:

Прогнозирование ежемесячных трат
Контроль расходов на персонал
Составление реалистичного финансового плана
Анализ безубыточности.
Гибкое управление и распределение прибыли
Планирование найма новых сотрудников
Обеспечение финансовой устойчивости

Зная размер ФОТ, владелец бизнеса может эффективно контролировать траты и оценивать рентабельность деятельности. Кроме того, ФОТ лежит в основе расчета страховых взносов. Поэтому точное его формирование необходимо для соблюдения налогового законодательства и избежания штрафов. Неправильное отражение расходов на оплату труда приводит к недоимкам или излишним платежам. В конечном счете эти ошибки способны подорвать экономическую стабильность организации.

Также этот показатель позволяет анализировать эффективность персонала, принимать управленческие решения, влиять на мотивацию сотрудников и избегать конфликтов. Ведь именно прозрачная и обоснованная система оплаты создает благоприятный микроклимат в коллективе, способствует повышению доверия к руководству и снижает текучесть кадров.

Что входит в фонд оплаты труда

Фонд охватывает связанные с трудовой деятельностью регулярные и единовременные выплаты, являющиеся основой для расчета налогов и взносов.

Что входит в ФОТ

Параметр	Характеристика
Оклад и тарифная ставка	Установленный по штатному расписанию базовый размер оплаты за выполнение трудовых обязанностей.
Условия труда	Компенсации и надбавки за работу во вредных, опасных или тяжелых условиях.
Стаж и квалификация	Доплаты за классность, разряд, выслугу лет, ученую степень и другие квалификационные достижения.
Доплаты за высокие результаты	Вознаграждение за повышенную нагрузку, качество труда или перевыполнение плана.
Премии и бонусы	Ежемесячные, квартальные, годовые премии по итогам работы, а также другие материальные поощрения.
Оплата сверхурочной работы	Плата за часы, отработанные сверх нормы рабочего времени, в выходной или праздничный день, в ночное время.
Командировки	Оплата по среднему заработку на период командировки
Простой по вине работодателя	Начисления, связанные с приостановкой работы из-за организационных, технологических и экономических причин.
Отпуск и пособия по болезни	Оплата больничных листов, пособий, а также всех видов отпусков: ежегодного, дополнительного, связанного с учебой и т.д.
Стимулирующие и социальные выплаты	Подарки к праздникам, оплата питания и другие расходы, закрепленные в локальных нормативных актах.
Выходное пособие	Предусмотренные коллективным договором или локальными актами выплаты при увольнении.

Что не входит в ФОТ:

материальная помощь;
командировочные расходы сверх норм;
оплата проезда в отпуск;
льготы, не связанные с трудовой функцией;
единовременные подарки без системного характера;
алименты и удержания по исполнительным листам

Как рассчитать ФОТ: формулы и практические примеры

Фонд рассчитывается как сумма всех начислений, связанных с трудовой деятельностью. При этом важно учитывать не только фиксированные, но и регулярные единовременные выплаты.

Как рассчитать ФОТ.

Для расчета необходимо сложить все начисления по каждому работнику, а затем суммировать полученные значения по всем сотрудникам.

Формула для расчета:

ФОТ = Σ (оклад + надбавки + доплаты + премии + отпускные + оплата пособий по болезни + другие начисления по труду)

Пример

На начало года в парикмахерской работало 2 мастера. С 1-го июля в штат взяли 3-го парикмахера. Все работники получают фиксированную зарплату и ежемесячную премию.

ФИО работника	Число месяцев	Оклад в месяц	Премия в месяц	Пособие по болезни	Работа в выходной	Мат. помощь
Смирнова А.Г.	12	40 000	5 000	-	6 000	-
Кузнецова Ж.Е.	12	42 000	6 000	7 200	-	-
Волкова И.М.	6	38 000	4 000	-	-	10000

Шаг 1. Рассчитаем годовое начисление:

Смирнова А.Г. (40000 × 12) + (5000 × 12) + 6000 = 546 000 руб.
Кузнецова Ж.Е. (42000 × 12) + (6000 × 12) + 7 200 = 583 200 руб.
Волкова И.М. (38000 × 6) + (4000 × 6) = 252 000 руб. (материальная помощь не учитывается).

Шаг 2. Суммируем все:

ФОТ = 546 000 + 583 200 + 252 000 = 1 381 200 рублей.

Какая разница между ФОТ и зарплатой

Важно понимать не только, что такое фонд оплаты труда, но и чем он отличается от фонда заработной платы (ФЗП). Хотя многие используют их как синонимичные термины, в бухгалтерском учете между ними есть важное различие. ФЗП – это совокупность прямых выплат за выполнение трудовых обязанностей: оклады, тарифные ставки, ежемесячные и годовые премии. В свою очередь, ФОТ является более широким понятием, включает ФЗП и все дополнительные перечисления: за вредные условия, работу сверхурочно, надбавки за квалификацию и так далее.

Отличия ФЗП и ФОТ

ФЗП	ФОТ
Включает только оклады, тарифы и премирование.	Охватывает все выплаты.
Используется для внутреннего учета и планирования зарплатных расходов.	Применяется для бухгалтерского и налогового учета, а также расчета страховых отчислений.
Отражает фиксированную часть оплаты труда.	Показывает общую нагрузку на бюджет.

Если взять предыдущий пример с парикмахерской, то ФЗП в нем будет 1 368 000 руб., т.е. на 13 200 руб. меньше ФОТ из-за того, что не учитываются больничные и доплата за работу в выходной.

Как оптимизировать фонд оплаты труда без снижения качества работы

Оптимизация является одной из важных задач любого бизнеса. Ее основной целью является снижение издержек на персонал без снижения мотивации и ухудшения качества работы. Ведь добиваться эффективности можно не за счет прямого сокращения зарплат, а через системный подход к управлению ресурсами.

Первый шаг в этом направлении заключается в анализе структуры ФОТ. Необходимо разделить все затраты на фиксированные (оклад, ставка) и переменные (премии, бонусные выплаты). Чем выше доля переменной оплаты, тем лучше компания адаптируется к различным форс-мажорам и колебаниям спроса. Например, система «оклад + KPI» позволяет платить больше при достижении целей по производительности, качеству или выручке. Это стимулирует сотрудников работать эффективнее.

Второй аспект – повышение производительности труда. Он достигается за счет обучения и повышения квалификации сотрудников, внедрения современных технологий, автоматизации рутинных процессов. В результате каждый сотрудник способен выполнить больше за то же время и нагрузка на ФОТ снижается без ущерба для конечного результата.

Еще одним эффективным способом является гибкое управление численностью и компетенциями работников. Например, вместо найма в штат можно использовать совместителей, удаленных и внештатных сотрудников. Это особенно актуально в периоды низкой загрузки. Если какой-то служащий обладает широким кругом навыков и компетенций, его можно перевести на позицию, совмещающую две смежные.

Итоги: как правильно использовать ФОТ в управлении компанией

ФОТ является мощным инструментом управления финансами и помогает выявить дисбаланс между фактическими затратами и достигаемыми результатами. Тщательная оценка этого показателя дает возможность оптимизировать работу компании, сократить издержки и повысить эффективность.