Кадровый аудит

Проверка системы кадрового документооборота – это услуга профессиональной оценки состояния кадрового делопроизводства, которую проводит внешняя специализированная компания. Аудит необходим для оптимизации процессов, устранения недочетов, повышения правовой защищенности работодателя и подготовки к возможным проверкам.

Получить консультацию юриста

Причины для проведения кадровой проверки в организации

Аудит кадрового делопроизводства требуется компаниям различного уровня, начиная с представителей малого бизнеса и заканчивая организациями, планирующими масштабирование и расширение.

Причины:

Подготовка к визиту контролирующих органов. Позволяет заблаговременно выявить и исправить нарушения.
Смена специалиста кадровой службы. Оценка работы предыдущего сотрудника по кадрам и передача дел новому работнику.
Смена руководства или владельцев бизнеса. Необходимо понять текущее состояние дел с персоналом и соответствие нормам ТК РФ.
Сокращение или реорганизация штата. Важно убедиться, что все процедуры оформлены корректно, чтобы избежать судебных разбирательств, инициированных сотрудниками.
Планирование реорганизации. При слиянии, присоединении, смене формы собственности следует корректно оформить переход сотрудников.
Аудит соблюдения трудового законодательства. Руководство проверяет эффективность работы штатного кадровика и получает объективную оценку того, насколько правильно ведется делопроизводство.
Подготовка к привлечению инвестиций. Инвесторы и покупатели проверяют всю документацию.
Появление претензий со стороны контролирующих инстанций. Часто претензии связаны с неправильным оформлением трудовых отношений.
Изменение законодательства. Оценка соответствия утвержденных ранее локальных актов новым нормам.

Ответственность за несоблюдение ТК РФ

Несоблюдение положений Трудового кодекса приводит к серьезным последствиям. В зависимости от характера нарушения, ответственность может быть административной или уголовной.

Наиболее распространенной является административная ответственность, предусмотренная КоАП. Если кадровые проверки выявили нарушения, то в большинстве случаев накладываются штрафы, от предупреждения до крупных денежных санкций. Грубые или повторные нарушения способны привести к отстранению руководителя от работы на срок до 3 лет.

Работодатель несет материальную ответственность за причиненный работнику ущерб, включая недоплату заработной платы, задержку расчета при увольнении или незаконное увольнение. В таких случаях суд может обязать компенсировать убытки и моральный вред. В ситуациях, повлекших тяжкий вред здоровью, возможна уголовная ответственность.

Что входит в кадровый аудит?

Анализ штатного расписания

Наличие утвержденного штатного расписания (обязательно по закону).
Соответствие расписания уставным документам.
Соответствие должностей и окладов трудовым договорам и приказам.

Изучение приказов
по личному составу

Приказы о приеме на работу, об увольнении, о переводе, перемещении, об отпуске, премировании, поощрении, взыскании.
Наличие оснований, ссылок на документы, подписей ознакомления сотрудников.
Сроки хранения и архивирование приказов.

Аудит трудового договора

Наличие договоров со всеми сотрудниками (включая совместителей, временных работников).
Соотношение содержания договоров требованиям ст. 57 ТК РФ (должность, оклад, график, место работы и др.).
Своевременное оформление дополнительных соглашений при изменениях.
Наличие срочных трудовых договоров и обоснованность их заключения (ст. 59 ТК РФ).

Личные дела

Наличие трудового договора, анкеты/резюме, копии паспорта, ИНН, СНИЛС, дипломов, сертификатов, медицинской книжки (при необходимости), заявлений от сотрудников об отпуске, увольнении и т.д.
Соответствие данных в документах (ФИО, паспортные данные).
Соблюдение правил хранения персональных данных.

Отпуска

Корректность расчета и предоставления отпуска.
Своевременность уведомления работников.
Наличие графика отпусков и выплаты отпускных.

Аудит трудовых книжек

Правильность внесения записей.
Соответствие записей приказам и договорам.
Наличие всех подписей и печатей.
Соблюдение правил хранения.

Отчетность

Корректность подачи ЕФС-1, расчетов по страховым взносам, сведений о застрахованных лицах.
Правильность кодов должностей в отчетах ЕФС-1.

Этапы аудита соблюдения трудового законодательства

При обращении к нам в Центр Защиты Бизнеса (Домодедово), мы проводим аудит в несколько последовательных этапов:

Обсуждаем цели, согласовываем перечень документов, сроки и цену услуги.
Анализируем документацию.
Оцениваем правильность ведения личных дел.
Проверяем учет рабочего времени, графики, табели, работу сверхурочно.
Изучаем правильность графика отпусков и начисления отпускных.
Разбираем законность увольнений и выдачи документов.
Выполняем контроль внутренних нормативных актов.
Проверяем отчетность.
Проводим оценку охраны труда и техники безопасности.

Результаты кадровой проверки

Мы предлагаем различные варианты ведения бухгалтерского учета:Клиент получает подробный отчет с описанием выявленных нарушений и несоответствий, с указанием проблемных участков и ссылками на нормы ТК РФ. Отдельно указываем возможные последствия: штрафы, иски, предписания инспекций.

Даем письменные рекомендации по устранению недочетов и приведению документации в соответствие с законом. По всем сложным вопросам проводим консультации, даем пояснения по нестандартным ситуациям и спорным случаям. При необходимости берем на себя восстановление и приведение в порядок всей документации.

Преимущества обращения за услугой в «Центр Защиты Бизнеса»

Обращение к нам дает целый ряд преимуществ:

Наши специалисты обладают глубокими знаниями трудового законодательства и многолетней практикой аудита.
Мы учитываем особенности каждого бизнеса, гарантируем соблюдение деловой этики и полную защиту ваших данных.
Наша деятельность проводится в сжатые сроки без нарушения текущих рабочих процессов.
Не просто выявляем ошибки, но и помогаем их исправить, при необходимости берем на полный аутсорсинг.

Связаться с нами